Contoh Prosedur Tender Suatu Perusahaan

Entrepreneur yang telah memiliki perusahaan, kadang menerima undangan untuk mengikuti tender memasok barang/jasa atau membangun proyek dari instansi pemerintah atau perusahaan lain. Selain lewat surat, pemberitahuan tender juga bisa ditemukan di surat kabar nasional.   Dalam undangan akan terdapat informasi mengenai nama perusahaan pengundang, alamat, bidang usaha, transaksi bisnis yang ditenderkan, batas waktu, persyaratan, prosedur, dan dokumen tender yang diperlukan. Peserta tender minimum dua perusahaan, biasanya lebih dari itu.

Nilai tender biasanya cukup besar. Seringkali, transaksi yang ditenderkan mengandung komponen mata uang lokal dan asing. Contoh tender skala besar misalnya pembangunan proyek infrastruktur publik, seperti jalan tol, pelabuhan; atau pembangunan gedung, seperti gedung perkantoran, apartemen, hotel, atau anjungan migas lepas pantai (oil and gas offshore rigs); atau pembangunan kapal angkut barang. Adapun contoh tender skala menengah misalnya pengadaan pasokan bahan baku atau suku cadang bagi perusahaan besar. Ikut bersaing dalam tender pengadaan barang atau jasa, apalagi membangun proyek, bukan pekerjaan mudah. Apalagi jika spesifikasi produk atau teknologi yang digunakan rumit dan mutakhir. Bagi pengusaha yang baru pertama kali mengikuti tender, hal ini membutuhkan keahlian teknis untuk menganalisa proyek/produk yang ditenderkan dan mengenali organisasi pengundang tender. Selain itu, butuh keahlian menilai kekuatan dan kelemahan peserta tender lainnya. Untuk transaksi dalam nilai besar, tender biasanya dilakukan dalam dua tahap, yakni tender prakualifikasi (pre-qualification bid) dan tender komersial (commercial bid). Persaingan harga antara para peserta tender baru akan terjadi pada tahap kedua, yaitu dalam tender komersial. Bagi perusahaan publik, seluruh pelaksanaan tender harus dilakukan secara transparan. Sebab, sejak awal tahun 2000an, perusahaan publik harus mengikuti prinsip good corporate governance (GCG). Melaporkan informasi tentang kegiatan usaha, termasuk menyelenggarakan tender secara transparan merupakan salah satu prinsip GCG.

Tender Prakualifikasi

 Dalam tahapan ini, perusahaan pengundang tender ingin mendapatkan kepastian bahwa peserta tender adalah badan hukum yang sah, memiliki ijin usaha, dikelola manajemen yang profesional, mempunyai cukup pengetahuan dan pengalaman tentang transaksi bisnis yang ditenderkan, tidak pernah melanggar hukum, dan kondisi keuangan perusahaan dalam keadaan sehat. Selain itu, peserta mempunyai tim tenaga ahli untuk melaksanakan proyek atau transaksi bisnis yang ditenderkan. Jika semua memenuhi syarat, perusahaan perserta layak mengikuti tender. Untuk tender internasional, peserta tender wajib memiliki peringkat atau credit rating grade “A” menurut penilaian Standar & Poor atau grade “A2” menurut penilaian Moody. Standar & Poor dan Moody adalah perusahaan pemeringkat (credit rating company) yang diakui secara internasional. Apabila peserta tidak termasuk dalam daftar peringkat Standar & Poor atau Moody, pengundang tender akan meminta peserta mendapatkan jaminan finansial (financial guarantee) dari salah satu bank yang dianggap kredibel oleh pengundang. Sebelum tanggal penutupan tender, setiap peserta (bidder) menyatakan secara tertulis dan rahasia, biasanya dalam amplop tersegel, tujuan mengikuti tender. Surat pernyataan mengikuti tender ditujukan kepada komite tender perusahaan pengundang, dan dilampiri sejumlah dokumen.

Dokumen yang dibutuhkan antara lain:

- Nama dan alamat peserta, telepon, faks, e-mail,

- Akta pendirian, Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga perusahaan,

- Salinan surat ijin usaha dan Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP),

- Surat kuasa perusahaan,

- Di Indonesia, peserta tender diwajibkan memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP),

- Menyampaikan rencana teknis (technical proposal) untuk melaksanakan pembangunan proyek yang ditenderkan

- Laporan keuangan (neraca, laporan laba/rugi, dan laporan arus kas).

           

 Disamping dokumen tersebut, peserta wajib mendapatkan jaminan bank (bid bond) sebesar kurang lebih 2% dari total nilai transaksi bisnis yang ditenderkan.Setelah tanggal penutupan tender prakualifikasi komite tender akan mengevaluasi kredibilitas semua peserta dan dokumen tiga tahun terakhir. Selanjutnya ketua komite tender akan mengumumkan para peserta yang lolos dari saringan tender prakualifikasi.

Tender Komersial

 Pada tahapan ini, peserta yang lolos tender prakualifikasi dapat mengajukan surat berisi penawaran harga dan memanyatakan telah memahami ketentuan tender yang telah ditentukan komite tender. Surat pernyataan itu dilampiri rencana kerja yang mencakup rencana teknis, administrasi, keuangan (jika sumber pendanaan dari luar perusahaan), dan kadang disertai surat dukungan dari supplier. Beberapa bank yang bersedia menjamin debitur antara lain, Citibank, HSBC, Sumitomo Mitsui, Deutsche Bank, dan sebagainya. Dalam tender pasorak barang, komite tender menawar harga CIF (cost, insurance, freight) sampai ke tempat tujuan. CIF berarti harga yang diminta komite sudah ditambah premi asuransi dan biaya angkut barang.

Memutuskan Mengikuti Tender

 Sebelum melangkah lebih jauh, peserta yang memutuskan mengikuti tender harus mempersiapkan diri agar tidak kalah atau mengundurkan diri pasca tender prakualifikasi. Kedua kemungkinan ini akan mengakibatkan kerugian uang. Itu sebabnya, peserta tender harus meneliti kriteria dan ketentuan transaksi yang ditenderkan, menganalisa kemampuan perusahaan memenuhi kriteria tersebut, dan memprediksi kemenangan tender.

Kent B. Monroe, ahli strategi dan perencanaan bisnis, menyarankan para peserta tender memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

- Memahami kriteria dan ketentuan, terutama dari segi teknis dan teknologi,

- Mengetahui dan memiliki pengalaman teknis yang berkaitan dengan proyek/produk yang ditenderkan,

- Memiliki peralatan dan kapasitas produksi yang mendukung perusahaan dalam melaksanakan proyek/produk yang ditenderkan,

- Memiliki kemungkinan mengikuti tender berikutnya,

- Mampu merinci desain produk, batas waktu penyelesaian proyek/produk, tingkat persaingan, dan batas waktu penyerahan proyek/produk,

- Mampu bersaing dengan peserta tender lain,

Memahami proyek menjadi sebuah keharusan, terlebih untuk pengusaha yang membidik proyek berskala menengah dan besar, dengan teknologi tinggi. Memahami proyek yang ditenderkan akan memudahkan perusahaan dalam mengajukan harga barang atau jasa yang akan mereka tawarkan.

Tips dalam mengikuti tender :

1. Pastikan paket yang kita ikuti terdapat peluangnya untuk menang.

2. Faktor non teknis juga berperan penting.

3. Sebaiknya buat dukungan bank dan jaminan penawaran.

4. Ikuti semua format surat sesuai dokumen lelang, baik dukungan bank, jaminan penawaran, surat penawaran dan lain-lain. Khusus untuk dukungan bank, terkadang ada paket yang mewajibkan format dukungan yang bersifat mengikat (commited). Jadi kita wajib mengikuti format tersebut (cari bank yang mau buat surat dukungan bank seperti format dokumen lelang). Satu saja format tersebut tidak sesuai dokumen lelang, bisa dipastikan penawaran GUGUR

5. Dalam surat dukungan bank harus diperhatikan tujuannya, baik nama POKJA ULP maupun nama Paket Pekerjaan dan Nilai Dukungan.

6. Dalam jaminan Penawaran, Perlu diperhatikan juga nama POKJA ULP maupun nama Paket Pekerjaan dan Nilai Jaminann Penawaran (Bond).

7. Dalam surat penawaran perlu diperhatikan : – Tanggal penawaran harus sama dengan Tanggal Pembukaan Penawaran, – Tujuan ULP / POKJA harus sama dengan dokumen lelang (bisa diliat di BAB IV. Lembar data Pemilihan (LDP), – Perihal / nama paket harus sesuai, – Jadwal waktu pelaksanaan dan masa berlaku penawaran juga harus sesuai dokumen.

Referensi:

http://www.majalahduit.haeruddinahmad.com

http://www.rumahbangun.com/cara-menentukan-harga-agar-menang-tender-proyek

http://ruran18.wordpress.com/2012/07/11/tips-dan-cara-jitu-ikut-tender-lpse-jilid-1/

Contoh dokumen legalitas perizinan usaha NPWP

NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) dan Fungsinya

Pajak bagi sebagian orang seperti pegawai swasta atau PNS bukanlah hal yang asing lagi. Namun bagi mereka yang membuka usaha wiraswasta mungkin tidak sedikit juga yang belum mengenal pajak. Pajak itu diharuskan bagi mereka yang merasa sebagai warga negara Indonesia yang telah memenuhi syarat wajib pajak. Namun penegakkan pajak di Indonesia belum lah dirasakan oleh semua masyarakat karena kurangnya sosialisasi dan kesadaran diri dari si wajib pajak itu sendiri. NPWP adalah nomor pajak yang diberikan kepada mereka wajib pajak sebagai identitas untuk mempermudah wajib pajak dalam melaksanakan kewajibannya dalam membayar pajak. NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) ini kita dapatkan setelah melakukan registrasi di Kantor Pelayanan Pajak (KPP) atau Kantor Penyuluhan dan Pengamatan Potensi Perpajakan (KP4). Dengan menganut sistem self assessment semua wajib pajak wajib mendaftarkan dirinya sendiri baik secara langsung kepada KPP atau KP4 setempat ataupun melakukan register secara online dengan e-registration.

Contoh Dokumen Legalitas Perusahaan NPWP

Tata Cara Pendaftaran NPWP

Syarat utama untuk mendaftarkan diri adalah mengisi Formulir Pendaftaran NPWP

Syarat-syarat untuk memperoleh NPWP dan Pengukuhan PKP

1)      Untuk Wajib Pajak Orang Pribadi Non Usahawan:

a.      Fotokopi KTP atau SIM bagi penduduk Indonesia

b.      Fotokopi Paspor dan surat keteranngan tempat tinggal bagi orang asing

2)      Untuk wajib Pajak Orang Pribadi Usahawan:

a.      Fotokopi KTP bagi penduduk Indonesia

b.      Fotokopi Paspor dan surat keterangan tempat tinggal bagi orang asing

c.      Surat keterangan tempat kegiatan usaha atau pekerjaan bebas dari instansi yang berwenang

3)      Untuk Wajib Pajak Badan

a.      Fotokopi akta pendirian dan perubahan terakhir atau surat keterangan penunjukan dari kantor pusat bagi BUT

b.      Fotokopi KTP bagi penduduk Indonesia salah seorang pengurus

c.      Fotokopi paspor bagi orang asing dan surat keterangan tempat tinggal

d.      Surat keterangan tempat kegiatan usaha dari instansi yang berwenang

4)      Untuk bendaharawan sebagai pemotong/pemungut :

a.     Fotokopi KTP bendaharawan

b.     Fotokopi surat penunjukan sebagai bendaharawan

5)    Untuk Joint operation sebagai wajib pajak pemotong/pemungut:

a.      Fotokopi perjanjian kerja sama sebagai joint operation

b.      Fotokopi NPWP masing-masing anggota joint operation

c.      Fotokopi KTP bagi penduduk Indonesia dari salah seorang pengurus

d.      Fotokopi paspor dan surat keterangan tempat tinggal dari instansi yang berwenang

6)    Untuk Wajib Pajak berstatus cabang, orang pribadi pengusaha tertentu atau wanita kawin  tidak pisah harta harus melampirkan fotokopi surat keterangan terdaftar

7)    Apabila permohonan ditandatangani orang lain harus dengan surat kuasa khusus

Untuk Wajib Pajak Pindah, syarat-syaratnya adalah sebagai berikut :

1)    Wajib Pajak Orang Pribadi Usahawan, pindah tempat tinggal/kegiatan usaha:

a.    Kartu NPWP

b.    Surat keterangan tempat tinggal baru dari instansi yang berwenang atau

c.    Surat keterangan tempat kegiatan usaha atau pekerjaan bebas

2)    Wajib Pajak Orang Pribadi non usaha, pindah tempat tinggal :

a.     Surat keterangan tempat tinggal baru dari instansi yang berwenang, atau:

b.     Surat keterangan dari pimpinan instansi perusahaannya.

3)    Wajib Pajak Badan, pindah tempat kedudukan atau tempat kegiatan usaha :

            a.      Surat keterangan tempat kedudukan atau

            b.      Surat keterangan tempat kegiatan baru dari instansi yang berwenang

Fungsi NPWP itu sendiri adalah sebagai berikut:

1. Sebagai identitas dari si wajib pajak
2. Sebagai alat dalam administrasi perpajakan
3. Dilampirkan atau dicantumkan dalam setiap dokumen perpajakan berkaitan dengan si wajib pajak
4. Mewujudkan administrasi perpajakan yang tertib dan rapi

Selain fungsi di atas NPWP juga memberikan manfaat kepada wajib pajak yang memilikinya seperti kemudahan dalam membuat pasport, pengajuan kredit bank, pembayaran pajak final (PPh, PPN, dll dan beberapa urusan administrasi lainnya. Manfaat lain yang diperoleh adalah pelayanan dalam bidang perpajakan itu sendiri seperti pengembalian pajak, pengurangan pajak, dan yang paling vital adalah penyetoran dan pelaporan pajak.

Ketentuan wajib pajak pribadi yang dikutip dari pajak.go.id.

1. Orang pribadi yang melakukan pekerjaan bebas
2. Orang pribadi yang melakukan pekerjaan tidak bebas namun memiliki penghasilan di atas PTKP

Referensi:

http://www.pajak.net/info/tata_cara_pendaftaran_npwp.htm

http://id.wikipedia.org/wiki/Nomor_pokok_wajib_pajak

http://www.siputro.com