Entrepreneur yang telah memiliki perusahaan, kadang menerima undangan untuk
mengikuti tender memasok barang/jasa atau membangun proyek dari instansi
pemerintah atau perusahaan lain. Selain lewat surat, pemberitahuan tender juga
bisa ditemukan di surat kabar nasional. Dalam undangan akan terdapat
informasi mengenai nama perusahaan pengundang, alamat, bidang usaha, transaksi
bisnis yang ditenderkan, batas waktu, persyaratan, prosedur, dan dokumen tender
yang diperlukan. Peserta tender minimum dua perusahaan, biasanya lebih dari
itu.
Nilai tender
biasanya cukup besar. Seringkali, transaksi yang ditenderkan mengandung
komponen mata uang lokal dan asing. Contoh tender skala besar misalnya
pembangunan proyek infrastruktur publik, seperti jalan tol, pelabuhan; atau
pembangunan gedung, seperti gedung perkantoran, apartemen, hotel, atau anjungan
migas lepas pantai (oil and gas offshore rigs); atau pembangunan kapal
angkut barang. Adapun contoh tender skala menengah misalnya pengadaan pasokan bahan
baku atau suku cadang bagi perusahaan besar. Ikut bersaing dalam tender
pengadaan barang atau jasa, apalagi membangun proyek, bukan pekerjaan mudah.
Apalagi jika spesifikasi produk atau teknologi yang digunakan rumit dan
mutakhir. Bagi pengusaha yang baru pertama kali mengikuti tender, hal ini
membutuhkan keahlian teknis untuk menganalisa proyek/produk yang ditenderkan
dan mengenali organisasi pengundang tender. Selain itu, butuh keahlian menilai
kekuatan dan kelemahan peserta tender lainnya. Untuk transaksi dalam nilai
besar, tender biasanya dilakukan dalam dua tahap, yakni tender prakualifikasi (pre-qualification
bid) dan tender komersial (commercial bid). Persaingan harga antara para peserta
tender baru akan terjadi pada tahap kedua, yaitu dalam tender komersial. Bagi
perusahaan publik, seluruh pelaksanaan tender harus dilakukan secara
transparan. Sebab, sejak awal tahun 2000an, perusahaan publik harus mengikuti
prinsip good
corporate governance (GCG). Melaporkan informasi tentang kegiatan
usaha, termasuk menyelenggarakan tender secara transparan merupakan salah satu
prinsip GCG.
Tender
Prakualifikasi
Dalam tahapan ini, perusahaan pengundang tender ingin mendapatkan kepastian
bahwa peserta tender adalah badan hukum yang sah, memiliki ijin usaha, dikelola
manajemen yang profesional, mempunyai cukup pengetahuan dan pengalaman tentang
transaksi bisnis yang ditenderkan, tidak pernah melanggar hukum, dan kondisi
keuangan perusahaan dalam keadaan sehat. Selain itu, peserta mempunyai tim
tenaga ahli untuk melaksanakan proyek atau transaksi bisnis yang ditenderkan.
Jika semua memenuhi syarat, perusahaan perserta layak mengikuti tender. Untuk
tender internasional, peserta tender wajib memiliki peringkat atau credit rating
grade “A” menurut penilaian Standar & Poor atau grade
“A2” menurut penilaian Moody. Standar & Poor dan Moody adalah perusahaan
pemeringkat (credit
rating company) yang diakui secara internasional. Apabila peserta
tidak termasuk dalam daftar peringkat Standar & Poor atau Moody, pengundang
tender akan meminta peserta mendapatkan jaminan finansial (financial
guarantee) dari salah satu bank yang dianggap kredibel oleh
pengundang. Sebelum tanggal penutupan tender, setiap peserta (bidder)
menyatakan secara tertulis dan rahasia, biasanya dalam amplop tersegel, tujuan
mengikuti tender. Surat pernyataan mengikuti tender ditujukan kepada komite
tender perusahaan pengundang, dan dilampiri sejumlah dokumen.
Dokumen yang dibutuhkan antara lain:
- Nama dan
alamat peserta, telepon, faks, e-mail,
- Akta
pendirian, Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga perusahaan,
- Salinan
surat ijin usaha dan Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP),
- Surat kuasa
perusahaan,
- Di Indonesia,
peserta tender diwajibkan memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP),
-
Menyampaikan rencana teknis (technical proposal) untuk melaksanakan pembangunan
proyek yang ditenderkan
- Laporan
keuangan (neraca, laporan laba/rugi, dan laporan arus kas).
Disamping dokumen tersebut, peserta wajib mendapatkan jaminan bank (bid bond)
sebesar kurang lebih 2% dari total nilai transaksi bisnis yang ditenderkan.Setelah
tanggal penutupan tender prakualifikasi komite tender akan mengevaluasi kredibilitas
semua peserta dan dokumen tiga tahun terakhir. Selanjutnya ketua komite tender
akan mengumumkan para peserta yang lolos dari saringan tender prakualifikasi.
Tender
Komersial
Pada tahapan ini, peserta yang
lolos tender prakualifikasi dapat mengajukan surat berisi penawaran harga dan
memanyatakan telah memahami ketentuan tender yang telah ditentukan komite
tender. Surat pernyataan itu dilampiri rencana kerja yang mencakup rencana
teknis, administrasi, keuangan (jika sumber pendanaan dari luar perusahaan),
dan kadang disertai surat dukungan dari supplier. Beberapa bank yang bersedia menjamin debitur
antara lain, Citibank, HSBC, Sumitomo Mitsui, Deutsche Bank, dan sebagainya. Dalam
tender pasorak barang, komite tender menawar harga CIF (cost,
insurance, freight) sampai ke tempat tujuan. CIF berarti harga yang
diminta komite sudah ditambah premi asuransi dan biaya angkut barang.
Memutuskan
Mengikuti Tender
Sebelum melangkah lebih jauh, peserta yang memutuskan mengikuti tender harus
mempersiapkan diri agar tidak kalah atau mengundurkan diri pasca tender
prakualifikasi. Kedua kemungkinan ini akan mengakibatkan kerugian uang. Itu
sebabnya, peserta tender harus meneliti kriteria dan ketentuan transaksi yang
ditenderkan, menganalisa kemampuan perusahaan memenuhi kriteria tersebut, dan
memprediksi kemenangan tender.
Kent B. Monroe, ahli strategi dan perencanaan bisnis, menyarankan para peserta
tender memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
- Memahami kriteria
dan ketentuan, terutama dari segi teknis dan teknologi,
- Mengetahui
dan memiliki pengalaman teknis yang berkaitan dengan proyek/produk yang
ditenderkan,
- Memiliki
peralatan dan kapasitas produksi yang mendukung perusahaan dalam melaksanakan
proyek/produk yang ditenderkan,
- Memiliki
kemungkinan mengikuti tender berikutnya,
- Mampu
merinci desain produk, batas waktu penyelesaian proyek/produk, tingkat
persaingan, dan batas waktu penyerahan proyek/produk,
- Mampu
bersaing dengan peserta tender lain,
Memahami proyek menjadi sebuah keharusan, terlebih untuk pengusaha yang
membidik proyek berskala menengah dan besar, dengan teknologi tinggi. Memahami
proyek yang ditenderkan akan memudahkan perusahaan dalam mengajukan harga
barang atau jasa yang akan mereka tawarkan.
Tips
dalam mengikuti tender :
1. Pastikan paket yang kita ikuti terdapat peluangnya untuk
menang.
2. Faktor non teknis juga berperan penting.
3. Sebaiknya buat dukungan bank dan jaminan penawaran.
4. Ikuti semua format surat sesuai dokumen lelang, baik dukungan
bank, jaminan penawaran, surat penawaran dan lain-lain. Khusus untuk dukungan
bank, terkadang ada paket yang mewajibkan format dukungan yang bersifat
mengikat (commited). Jadi kita wajib mengikuti format tersebut (cari
bank yang mau buat surat dukungan bank seperti format dokumen lelang). Satu
saja format tersebut tidak sesuai dokumen lelang, bisa dipastikan penawaran
GUGUR
5. Dalam surat dukungan bank harus diperhatikan tujuannya, baik
nama POKJA ULP maupun nama Paket Pekerjaan dan Nilai Dukungan.
6. Dalam jaminan Penawaran, Perlu diperhatikan juga nama
POKJA ULP maupun nama Paket Pekerjaan dan Nilai Jaminann Penawaran (Bond).
7. Dalam surat penawaran perlu diperhatikan : – Tanggal penawaran harus sama dengan Tanggal Pembukaan Penawaran, – Tujuan ULP / POKJA harus sama
dengan dokumen lelang (bisa diliat di BAB IV. Lembar data Pemilihan (LDP), –
Perihal / nama paket harus sesuai, – Jadwal waktu pelaksanaan dan masa berlaku
penawaran juga harus sesuai dokumen.
Referensi:
http://www.majalahduit.haeruddinahmad.com
http://www.rumahbangun.com/cara-menentukan-harga-agar-menang-tender-proyek
http://ruran18.wordpress.com/2012/07/11/tips-dan-cara-jitu-ikut-tender-lpse-jilid-1/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar